302. コミュニティ運営

イベントはキャンセルが出ることを前提として計画する

こんばんは。土屋 (@tutinoko310)です。

先日Twitterで勉強会のキャンセルについての記事が流れてきました。

 勉強会のキャンセルと、その対策。DISTの場合。

勉強会の参加者が増えるにつれてキャンセル数も増え、
その解決策として事前決済を導入したことが書かれています。

イベント直前にリマインダーメールを送ったりして注意喚起をしているにもかかわらず、
事前決済導入前のキャンセル率は3割にも達したとか。

有料イベントでこれほどのキャンセル率になっていたことに驚きました。

イベント運営をされている方にとって、
参加者のキャンセルについては常に気を使っていることと思います。

有料イベントなら参加者の減少は収益に直結しますし、
無料イベントだったとしても、直前で参加者が減ることで
モチベーションの低下を招いてしまうかもしれません。

そのため、イベント開催日まで定期的に情報発信したり
前日にリマインダーメールを送るなどして、
当日まで忘れないように、気が変わらないように動いています。

しかし、どんなに工夫を施したところで、
完全に他人の行動をコントロールすることはできません。

当日になって急ぎの仕事が舞い込んで行けなくなることもあるでしょうし、
別の面白い予定が入ることもあるかもしれませんし、
急に面倒になって行きたくなくなることもあるでしょう。

そうした他人の状況や心境の変化については、
いくら頭を悩ませたところで解決できるものではありません。

ですので、イベントを企画する際は
キャンセルが出ることを前提として計画することをおすすめします。

一定数キャンセルが出るのはもう仕方がないことだと割り切って、
それでも運営に支障がないように計画しておく。

そうした企画・準備が運営者には必要になってくると思います。

イベント運営に慣れていないと、
当日になってキャンセルが出てしまうと
 「今回のイベントは面白くないんだろうか」
 「最後までうまく進めることができるだろうか」
と急に不安になってくるかもしれません。

ですが、キャンセル者は自分がコントロールできるものではないので、
「まあ今回は縁がなかったんだね」
と軽く流すくらいでいいと思います。

それよりも、今目の前にいる人たちのために、
全力で考えて動くことの方が大事です。
その場にいない人のことはいくら考えても何も生みません。

今はSNSの台頭もあって個人でも簡単にイベント作成できる時代になりました。

その反面、イベント運営で苦労している人も増えているように感じます。

自分は今まで大小様々なイベント運営に携わってきたので、
その経験を少しずつこのブログでもアウトプットしていければと思っています。

では、明日も良い1日になりますように。

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2017-05-29 | Posted in 302. コミュニティ運営Comments Closed